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   Steuerrecht
Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch im Sinne von § 8 Abs. 2 Satz 4 Einkommensteuergesetz
 
Autor: Ralf Schlüter
Kanzlei: RAe / Notare Budin und Partner
Ort: 44135 Dortmund
erstellt am: 21.06.06
 
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Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch im Sinne von § 8 Abs. 2 Satz 4 Einkommensteuergesetz

Vielen Arbeitnehmern ist es gestattet, den zur Verfügung gestellten Dienstwagen auch für private Fahrten zu benutzen.

Will man allerdings verhindern, daß der insoweit entstandene Geldwertevorteil entgegen der sogenannten 1 %- Regelung bewertet wird, muß ein anderes Verhältnis zwischen dem privaten und den übrigen Fahrten in einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch nachgewiesen werden ( § 8 Abs. 2 Sätze 2- 4 in Verbindung mit § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG).

Der Bundesfinanzhof hat in seinem jüngsten Urteil vom 09.11.2005, VI R 27/05, unter Aufhebung der Entscheidung der Vorinstanz die Voraussetzung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches definiert.

Allein aus dem Wort " Fahrtenbuch" lasse sich ersehen, daß zum einen über die mit einem Fahrzeug unternommenen Fahrten Rechenschaft abzulegen sei, zum anderen, daß die erforderlichen Angaben in einer gebundenen oder jedenfalls in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden müssen, die nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausschließt oder zumindest deutlich als solche erkennbar werden läßt.

Lose Notizzettel könnten schon in begrifflich er Hinsicht kein "Fahrtenbuch" sein.

Daraus, daß die erfassten Daten untereinander "ordnungsgemäß" in der vorgenannten Buchform zu verbinden seien, ließe sich zudem entnehmen, daß das Fahrtenbuch die Fahrten geordnet und in ihrem fortlaufenden zeitlichen Zusammenhang wiedergeben muß. Außerdem müssten die geführten Aufzeichnungen einer ordentlich und damit im wesentlichen eine übersichtliche äußere Form aufweisen.

Aus dem Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung ergebe sich ferner, daß ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht nur fortlaufend in einer geordneten und geschlossenen äußeren Form, sondern auch zeitnah zu führen ist.

Ziel ordnungsgemäßer Aufzeichnungen müsse es sein, die unzutreffende Zuordnung einzelner Privatfahrten zum beruflichen Nutzungsanteil sowie auch deren gänzliche Nichtberücksichtigung im Fahrtenbuch möglichst auszuschließen.

Diesen Anforderungen werde nur die fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis gerecht, daß aufgrund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, jedenfalls im Regelfall nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen.

Eine solche zeitnahe und geschlossene Dokumentation der Fahrten lege dem Steuerpflichtigen auch keine unangemessene Belastung auf, da sich die Vorgänge allein im Verantwortungsbereich des Steuerpflichtigen zugetragen haben und daher zu einem späteren Zeitpunkt nur mit erheblichem Ermittlungsaufwand auf die richtige Darstellung überprüft werden könnten.

In dem vom Finanzgericht insoweit zu entscheidenden Fall hatte der Kläger zum einen eine Übersicht, auf der er täglich seine Termine notiert hatte, zum anderen Notizzettel, auf denen er im Fahrzeug nach jeder Fahrt die angefahrene Stadt und die zurückgelegten Kilometer aufgeschrieben habe und schließlich Monatsübersichten in die der Kläger in der Regel am Abend desselben Tages jedenfalls am Ende der selben Woche die sich aus den genannten Aufzeichnungen ergebenen Werte übertragen habe.

Des weiteren hatte der Steuerpflichtige im letzten Termin zur mündlichen Verhandlung einen Klebezettel,  auf dem das Kürzel eines Wochentages sowie die Kürzel von Städten mit dahinter notierten Zahlen vermerkt waren sowie ein mit Eintragung für die erste Aprilhälfte des Jahres 1996 versehenes Blatt überreicht.

Letztendlich reichte dies nicht aus, um das Gericht davon zu überzeugen, daß es sich um ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch handele.

Zusammenfassend ist daher zu empfehlen stets ein sauberes und geordnet geführtes Heft, bestehend aus fest verbundenen Blättern, zu führen. Dies gilt selbst dann, wenn das Finanzamt in der Vergangenheit auch geschätzte Zahlen anerkannt hat oder die gemachten Angaben nicht kontrollierte. Da der Grundsatz der Abschnittsbesteuerung gilt, ist das Finanzamt für jedes Jahr neu berechtigt die Angaben gesondert zu überprüfen. Wenn man dann, ausgehend von den Erfahrungen der Vorjahre, nicht durch eine geordnete Aufstellung das Verhältnis der Privat zu den Dienstlich gefahrenen Kilometern nachweisen kann, gibt es ein Problem und es wird in aller Regel zu einer pauschalierten Besteuerung des geldwerten Vorteils gem. § 8 Abs. 2 Satz 3 Einkommensteuergesetz kommen.

Autor (ViSdP): Ralf Schlüter, RAe / Notare Budin und Partner, 44135 Dortmund


Das Datum, an dem dieser Artikel eingestellt wurde, entspricht nicht zwingend dem Tag der Erstellung dieses Artikels. Bitte informieren Sie sich im Zweifel beim Autor oder einem anderen Fachmann über die Aktualität und Richtigkeit der Inhalte.


 
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